Die Kanban-Methode für optimiertes Management

Was ist die Kanban-Methode?

Kanban ist eine Methode zur Aufgabenverwaltung, die stark vom Lean-Manufacturing-Ansatz inspiriert ist und auf die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse abzielt.

Historischer Hintergrund: Die Kanban-Methode wurde 1950 vom japanischen Industrieingenieur Taiichi Ō no entwickelt, um die Fertigung des Unternehmens Toyota zu optimieren.

Die Kanban-Methode zielt darauf ab, sich kontinuierlich an die Kundennachfrage anzupassen, und funktioniert daher nach dem Pull-Prinzip. Ihr Hauptziel ist es, bestimmte wiederkehrende Verschwendungen wie Überproduktion zu begrenzen oder gänzlich zu beseitigen sowie Durchlaufzeiten und Kosten zu reduzieren.

[{"i":0,"t":"Kanban bedeutet „Etikett" auf Japanisch und ermöglicht die visuelle Verfolgung eines Prozesses. Es handelt sich also um eine „Just-in-time"-Methode durch Etiketten."}]

Die Kanban-Methode in der Praxis

Zur Einführung der Kanban-Methode geht man vom bestehenden Prozess aus, der mithilfe von Boards modelliert wird. Diese Boards sind in verschiedene Spalten unterteilt, die die einzelnen Prozessschritte darstellen, und die Aufgaben werden durch Karten repräsentiert.

Die Karte ist also nichts anderes als der Kundenauftrag, der die Produktionskette aktiviert – und Kanban ein Werkzeug zur Aufgabenplanung.

Hinweis: Diese Karten enthalten spezifische Elemente. Dazu gehören insbesondere die Referenzen des bestellten Artikels wie Bezeichnung oder Barcode, aber auch Beschaffungsinformationen wie Menge oder Verpackung.

Sobald die Arbeit voranschreitet, werden die Karten von Spalte zu Spalte verschoben, um den Aufgabenfortschritt in Echtzeit zu verfolgen.

[{"i":0,"t":"Eine bewährte Praxis besteht darin, die Eintrittsbedingungen für die Spalten explizit zu definieren, damit klar ist, wann eine Karte bereit ist, von einer Spalte in die nächste verschoben zu werden. Die Eintrittsbedingungen werden als DoR für „Definition of Ready" bezeichnet, die Austrittsbedingungen als DoD für „Definition of Done"."}]

Die Grenzen der Kanban-Methode

An bestimmten Schritten, oder Spalten, können lokale Überlastungen auftreten. Um dies zu vermeiden, kann man eine WIP-Grenze einführen – kurz für „Work In Progress" –, die dem maximalen Bestand an WIP (Ware in Arbeit) entspricht, der an einem Schritt erreicht werden darf.

Wird dieser erreicht, müssen die Teams der anderen Posten ihre Tätigkeiten einstellen, um den Teams des Engpassschritts Unterstützung zu leisten. Sind sie dazu nicht in der Lage – etwa weil ihnen die erforderlichen Fachkenntnisse fehlen –, können sie in die „Slack Time" wechseln, die sich als „Verfügbarkeitszeit" übersetzen lässt, bis sich die Situation wieder entspannt.

Es ist zudem möglich, eine untere WIP-Grenze festzulegen, die einem Mindestbestand entspricht, der an einer Prozessstufe vorgehalten werden soll, sofern dies für den Gesamtprozess als vorteilhaft erachtet wird.

Kanban und die Bedeutung der kontinuierlichen Verbesserung

Sind die Tafeln einmal fertiggestellt, sind sie nicht in Stein gemeißelt. Sie sollten stets hinterfragt werden, um sicherzustellen, dass ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess verfolgt wird. So können beispielsweise Änderungen in den Methoden getestet werden.

Darüber hinaus sollten Verbesserungsvorschläge vom gesamten Team eingebracht werden können. Kollektive Intelligenz ist äußerst wertvoll, wenn es darum geht, Prozesse zu verbessern oder Lösungen zu finden. Alle Mitarbeiter in diesen kontinuierlichen Verbesserungsprozess einzubeziehen steigert zudem die Motivation und damit die Arbeitsproduktivität.

Optimierung mit der Kanban-Methode

Die Kanban-Methode bietet, sofern ihre Einführung für das Unternehmen kein zu hohes Risiko darstellt, erhebliche Vorteile. Dazu zählen insbesondere die Verkürzung der Fertigungs- und Lieferzeiten, die Senkung der Produktions- und Lagerkosten sowie die Optimierung der Auftragsverfolgung, der Logistik und der Bestandsverwaltung.

Auch wenn es unerlässlich ist, das erste Kanban „von Hand" zu erstellen, um die Anforderungen des eigenen Unternehmens genau zu erfassen, stehen heute digitale Werkzeuge zur Verfügung, um ein digitales Kanban umzusetzen.

Zum Beispiel hat Zozio ein E-Kanban-Tool entwickelt, um seine Kunden bei der teamübergreifenden Aufgabenverwaltung zu unterstützen.

Wenn Sie die Kanban-Methode bereits eingeführt haben, lohnt es sich, die verschiedenen verfügbaren Tools für ein digitales Kanban zu erkunden – um gezielt einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess voranzutreiben.